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交一公局:e化人才管理 让事实说话

 杨永俊   宏景软件高级实施顾问

中交第一公路工程局有限公司(以下简称“中交一公局”或“公司”)始建于1963年,现隶属于中国交通建设股份有限公司。经过近五十年的发展,公司成为以承建国内外高等级公路、特大型桥梁为主,集施工、设计、监理、科研、检测、机械制造于一体的国家大型公路工程施工总承包特级企业。

 e化人才管理的契机

 建筑业是国民经济的支柱产业,随着我国经济的高速发展,我国的建筑施工企业无论在经营规模还是在从业人数上都发生了巨大的变化,但由于建筑施工行业总是采用项目制管理模式,组织灵活形式多变、人员流动频繁、汇报关系复杂。这就为人力资源管理带来了巨大困难。中交一公局随着经营规模的不断壮大,对企业的人力资源管理也提出了更高的要求。

首先,三级人力资源管理的方式给公司实现规范管理、落实监控机制带来了很大的难度。随着公司经营业务的不断多样化,中交一公局项目数量逐年增加,目前下属二十个子分公司,拥有300多个施工项目及多个公司直属项目。与此相对应,公司人力资源的管理层级从上至下设立了人力资源处、所属单位人力资源科和各公司所属项目人事专员,管理层级过多,且公司对项目人员管理的地域辐射面过大,较难形成规范的人力资源管理

其次,员工数量众多、人员类别复杂且内部流动频繁,使所属各单位之间的业务关系较为繁杂。全公司近1万人,按人员性质划分,主要分为正式职工、外聘职工、返聘人员、以及少量的内退和待岗人员。由于大多数的员工主要在施工项目上,因此人力资源业务除了工资由项目发放外,所有员工的人事档案和保险关系都由公司所属各单位机关负责管理。并且由于公司内部各单位、各项目之间,员工流动性较强,要求各单位之间人员关系必须及时转接,这就给人力源业务的开展带来了极大的困难。

再次,公司同下属各单位人力资源管理模式同中求异。中交一公局坚持总部统一指导,各分子公司人力资源部自行运转,实行管放相结合的基本原则。在保持全公司政策统一的基础上,各所属公司在管理上又有各自的特点,实行员工属地化管理,这就造成总公司和子分公司的业务对接有一定复杂性,且无法有效实现人力资源管控。又因公司人力资源业务主要是用Excel来处理,不仅效率较低,也很难有效的解决上述管理难题。

为了满足申请公路工程施工总承包特级资质的要求,促使公司启动人力资源信息化建设,自2011年起,公司就已开始与宏景软件合作,搭建了全集团集中统一的人力资源管理信息化平台。目前通过宏景e-HR系统的使用,公司已经行之有效的实现了人力资源集团管控,同时人力资源各项管理工作也得到了显著提升。

 加强多层级公司人力资源管控力度

 由于公司所属300多个项目分散在海内外以及全国各地,各类人员的准确信息都掌握在不同层级管理人员手中,员工信息呈现“多级管理,较为分散”的特点,信息整合难度较大。另外传统的层层上报汇总的管理方式,不仅工作量大,沟通效率也较低,同时各层级人员专业能力素质存在差异,一旦对某些指标的理解有差错,很可能会影响到人员基本信息的准确性,不利于准确掌握全公司人员结构信息,也会直接影响到公司人力资源管控的效果。

基于e-HR系统,经过基层员工采集信息、信息汇总、数据整理、批量导入、信息修正等过程,将全公司近1万人的基本信息全部录入系统中,实现了全公司人力资源信息的统一整合,总公司对项目人力资源管理的监控力度大大加强。系统应用前,监控主要是通过现场检查的方式开展,耗时耗力。现在只要登录系统,就可以看到权限范围内的项目及其人员信息,信息的准确与否也一目了然;同时,系统使人员信息更加规范标准化,为统计结果的正确性提供了重要保障。

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        另外,中交一公局还实现了信息共享。系统应用前,项目员工想了解人事政策和办事流程,都必须向人力资源部门咨询,业务人员需要重复地做着解答工作,浪费很多精力和时间。现在,把公司人事政策或文件精神在系统首页公告栏里公布,员工通过自助平台登录系统,就可以及时了解公司规章制度和办事流程,缩短了信息沟通和反馈的时间,减小了管理难度。

 智能、流畅的保险结算

 多层级管理、员工数量大且内部流动频繁,使中交一公局的社会保险结算存在着特殊性;少部分员工工作关系和保险关系并不在同一公司,如某员工在某公司的一个项目工作,但是由于特殊原因保险却在另外一个公司缴纳。这样,通常每季度公司所属单位之间、项目与公司单位机关之间就要进行社会保险结算。

使用e-HR系统前,结算的主要方式就是每月做好对账工作,既要与财务对账,又要跟各个有业务往来的项目及时沟通,而且主要运用Excel表,这就占用了大量的时间和精力。现在,保险管理的工作主要集中在机关,项目只需在做工资的时候引用保险数据,即可完成工作。每月机关只要在系统内做完保险数据,通过数据汇总把全部缴纳保险人员按照项目单位进行划分,每月只需一个汇总表发给各项目,就可轻松实现对账的目标,使各单位之间的保险结算更为直观。

 实现绩效管理为核心的e化人才管理

 运用e-HR系统后,公司高效完成了机关2012年度的绩效考核工作。系统为直线经理和员工的职责及管理行为提供了“全员参与、过程互动”的交流反馈平台,并大幅度降低了管理成本,提高了管理效率,使管理便捷性得到提升。通过e-HR系统,将绩效管理的理念、方法、职责转化为流程和表单,固化在系统中,使员工和直线经理能够共同按照系统流程的设置,依次完成“计划、跟踪、评估、反馈”的全过程,实现绩效进程跟踪及结果反馈,真正起到帮助员工及时修正工作目标、工作方法,改进绩效管理的作用。

同时借助e-HR系统改变了传统的填写纸质表格,手工录入汇总的绩效考核方式,有效缩短了工作周期,减少了HR工作流程的重复性,使流程自动化;同时减少了不必要的人为干扰,提高了服务效率,使HR们有更多的精力投身于人才培养、人才发展规划等人才战略方面的工作。

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 有效支撑起公司人力资源决策

数据是正确决策的前提条件,而传统人力资源管理下的数据对决策的支撑是不足的。在传统方式下,公司领导查看员工信息主要是向各级业务人员索取。尽管平时每月更新花名册,但是花名册反映的信息仍不够全面,有时还需进一步向项目人员索要,导致上报信息总是存在一定的时间延迟,严重影响了决策的及时性。

通过e-HR系统,中交一公局建立起完备的人员信息数据库,各级领导可以通过登录系统,随时查阅调取各层级员工信息,且系统的信息都比较全面,只要各基层人员把信息及时更新,就能很快查找出来。尤其是对于施工单位来说,经常需要调阅人员资质的证书等材料,使用系统后,所有材料全部电子化存储,查找调阅更加便捷。人力资源管理信息系统的应用使公司各级领导能够及时了解以及查看员工信息,为人力资源决策提供了有利依据。

 项目建设体会

 合适的才是最好的。在e-HR系统选型阶段,中交一公局通过大量的市场调研,综合考虑了系统的易用性、灵活性、稳定性、可扩展性及系统提供商解决问题的能力、用户的数量、团队合作能力等方面的严格比选,最终选用了宏景e-HR系统来实现信息化的建设目标。

科学的系统建设规划。项目建设的顺利与否离不开良好的规划,中交一公局在项目开始前就与宏景软件进行了深入沟通,根据实际情况,宏景软件按照“整体规划、分步实施”的原则,确定了循序渐进的项目实施策略。主要分两步走:第一步是建设系统基本模块,完善人员信息。在很短的时间内,就将全公司的人员基本信息全部录入信息系统。第二步主要着手建设各个人力资源业务模块,主要模块有人事异动保险管理绩效管理、薪资管理和劳动合同

在系统建设过程中,中交一公局遵循“边开发、边完善、边推广”的原则,完成一个模块就培训一个模块。主要采用现场培训的方式开展,人事专员在培训现场一边培训、一边操作,大大增强了培训效果,为业务功能的推广应用夯实了基础。

中交一公局的e化人才管理过程告诉我们,信息化是改变人力资源管理模式、提升管理水平的有效手段,也是必要途径。信息化建设是一个循序渐进的过程,需要与企业的实际情况、管理理念相结合,更需要得到企业自上而下的长期关注。

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  :2013-11-26  【】  【