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大同证券:e-HR支撑下的扩张战略

太原宏景 李旭


       大同证券是中国证券史上最早成立的证券公司之一,是山西省改革开放后资本市场起步的标志。近年来大同证券发展迅速,公司交易总额、利润总额快速增长,分支机构数量和员工队伍也随之快速扩张。目前旗下共有38家分支机构,主要分布于北京、上海、广东、江苏、浙江等省和山西省内各地市,全国布局逐渐成形。
 
快速扩张下的管理需求
 
大同证券近年来的快速扩张对人力资源管理提出了越来越高的要求:
一是随着公司全国布局,外地分支机构纷纷设立,如何实现对众多外地分支机构的有效管理成为一个挑战。企业抓住机遇快速扩张的同时却面临着管理不规范不到位的风险,先乱后治这个痛苦过程似乎难以避免。
二是公司规模的扩张带来人力资源管理工作量的不断增加。如果要管理到位,就必须大量增加各分支机构和总部HR人员数量。而在公司较为严格的成本控制下,人员较大增长获批的可能性较小。因此,只有提高工作效率一个途径可行。一个很简单的例子,劳动合同管理要求在规定时限内完成试用期转正、续签或解除工作,人员增加大大增加了这类事务工作的工作量,工作错漏就会带来劳动纠纷风险。
三是企业对人力资源管理规范化和精细化要求越来越高。证券行业的特殊性让这一问题更为突出,比如,证券行业从业人员需要各类资质,对人员资质管理必须全面、准确,否则将使公司面临违规风险;再如,由于人员分散在各个营业网点,考勤这个看似不成问题的工作也难以监控,某些营业网点管理松弛而影响到工作秩序。
四是证券行业作为一个知识密集型行业,人才受到各级管理者的高度关注,不同层面管理者需要及时掌控所辖范围内的人力资源管理状况。传统的管理方式下,只有公司领导提出数据要求,人力资源部才赶快核对、测算数据。公司一位领导说,你们能不能像业务系统那样让我实时地看到这些数据呢。很显然,现有的工作方式已经滞后于公司领导对决策数据的需求。
五是人力资源管理工作方式必须加快转型。一方面,证券行业特点决定了公司员工主体是高素质知识型员工,人力资源服务方式必须更加主动、透明;另一方面,要让各级管理人员参与到人力资源管理中来,成为人力资源管理的主体,否则人力资源管理就无法走出人力资源部。
经过与同行的参观交流,大同证券认识到相对于公司整体信息化水平,人力资源信息化相对滞后,确定必须加强人力资源信息化建设。大同证券决定与宏景软件共同打造e-HR系统,项目于2012年8月正式启动,e-HR系统于2012年12月上线运行。
 
e-HR下的管理提升
 
1. 建立人力资源信息平台
基于宏景e-HR建立起覆盖总部和所有分支机构的人力资源信息平台,大同证券建成了完备准确的人力资源数据库。但是,随之而来的问题是,数据必须随着人员变动动态调整,否则很快这个数据库就变得信息滞后、不准确。这也是传统纸质文档和Excel管理方式不可避免的问题。
在e-HR条件下,基础信息与人力资源流程相关联,系统自动根据人力资源流程实现对基础信息相关字段的更新。这就解决了大同证券之前OA系统进行流程审批,但却无法对数据自动归档的问题。另外,在系统建设中将一部分字段如住址、婚姻状况等权限授予员工个人,允许员工自己通过自助平台进行维护,经过审核后归档。这样就保证了人力资源信息平台数据的及时、准确。
 
2. 以信息化手段大幅度提升管理效率
e-HR的建成将大量重复性事务工作转为自动完成,或只需简单操作即可实现,主要体现为如下几个方面:
一是工资核算与发放。传统上这类工作都需要手动计算,而在e-HR条件下,每个月薪酬主管只需将绩效、考勤数据导入系统,系统就自动完成所有人员的工资核算,生成规定格式的银行报盘数据,与工资相关联的保险和公积金计算也同步完成。
二是各类统计工作变得轻松快捷。公司定期要向证券监督管理部门上报多张报表,而传统的手工填报耗时费力且难以保证准确性。现在,在实施中已经将表单预置到系统中,一键点击,自动取数、生成报表。表样有变化也不怕,利用系统中的报表工具可以方便地完成表样修改。
三是系统可以设置各类预警,实现预警提醒和任务推送。比如,前面列举的合同管理中的各个环节,都可方便地设置预警提示,系统自动向相关业务人员桌面上推送提示信息,点击链接即可办理业务。不是靠人脑去记着这个业务那项工作,而是让“事”找“人”,避免工作遗漏。
 
3. 通过信息化流程保证人力资源基础工作规范执行
流程化是规范管理的必然要求,但依靠人对人的督促来强化流程执行往往事倍功半,各个节点的推进和监督耗费大量管理成本。大同证券将员工入职、试用期满转正、合同签订以及变更、内部调动、从业资格审批、人员离职等人力资源基础工作全部流程化、信息化。通过信息化手段,从根本上解决了流程执行中的规范和时效性问题。
同时,流程的信息化让所有的业务操作都变得可视化、可监督。业务人员只需要登录业务平台就可以直观地看到每个业务流程流转到哪个节点,方便进度控制,提高工作效率。

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图:员工调动审批表
4. 基于BS架构加强分支机构管控
信息化在对外地分支机构的管理中发挥了很重要的作用。证券企业虽然分支机构众多,但各分支机构管理模式完全相同,因此适用于大集中的管理模式。基于e-HR系统的BS架构以及系统授权,各分支机构的所有业务都纳入到统一的信息化平台上,各项业务规范执行和逐级审批,同时总部人力资源部门可以基于业务平台进行监督。
另外,e-HR系统大大加速了一个新设分支机构管理规范化的进程,强化了组织复制和扩张能力。一个分支机构不会经历前面所说的先乱后治,而只需要按照e-HR系统规范的流程完成各项业务操作即可。
 
5. 通过自助平台实现人力资源转型
e-HR系统的实施,促进了大同证券人力资源管理的逐步转型。通过自助平台,员工可以自主地查看公司人力资源管理制度、个人考勤休假情况、薪酬个税及社保等信息。这对于人手一台电脑,适应电子化工作方式的证券从业人员而言,符合了其工作习惯,提高了人力资源管理透明度。除了上面这些信息查询功能,各级管理者还能够进一步在线完成各类相关业务审批,便捷地参与到人力资源管理中去。企业高层管理者可以随时主动掌握各类人力资源信息,从而为相关决策提供支持。
大同证券的人力资源信息化工作一经启动,在很大程度上解决了诸多瓶颈问题,提高了人力资源管理效率,强化了管理规范的落实执行。今后将通过e-HR的深化应用,推动人力资源管理转型,实现对公司快速扩张的有效支撑。
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  :2013-06-13  【】  【