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探索高校人力资源管理信息化之路——成都中医药大学e-HR建设侧记

成都中医药大学 人事处 刘军

    成都中医药大学创建于1956年,是经国务院批准建立的我国最早的四所中医药高等院校之一,目前已经发展成为以中医药学科为主体,涵盖多个国家和省部级重点学科,兼有理、工、管、文、农、教等多学科相关专业交叉渗透、协调发展的中医药大学。作为一家典型性的事业单位,一方面要遵守事业单位人事管理相关政策法规,而另一方面,随着大学的快速发展,高校传统人事管理模式也面临很多新情况、新问题,需要不断创新思路、与时俱进。
一、我们所面临的挑战
随着大学快速发展,组织机构和人员规模扩张,管理工作量和复杂性不断增长,传统的人事管理面临多方面挑战:
(一)管理工作量与人力资源服务能力之间的差距
随着大学人员规模的快速扩张,人力资源基础事务工作量快速增加。同时,高校作为知识分子集聚的组织,教职工对于人力资源管理具有更高的知情和管理参与需求,这也就要求人力资源部门工作必须更加高效、准确,并提供更便捷和透明的人事管理服务。但在事业单位严格的编制控制之下,单纯靠扩大人力资源工作人员的方式显然此路不通,这也就要求我们选择创新性的手段。
(二)分级管理和管理规范及监控之间的矛盾
成都中医药大学对下属的16个二级学院实行相对分权的管理模式,将人事权、财权充分下放,各学院在管理机制上相对独立。这种管理方式极大地调动了各学院的积极性,但同时也对大学人力资源管理的规范性提出了挑战,各学院能否规范执行各项基础人事管理制度取决于具体执行人员;同时大学如何对二级学院人事管理进行有效监控,比如及时汇总掌握各学院人员信息,监控各项人事业务执行情况等。
(三)跨地域发展与管理辐射能力之间的落差
成都中医药大学老校区位于市中心十二桥路,与高新校区、温江校区等新校区相对距离较远。多校区分散布局给人力资源服务和管理带来了很多不便,比如在传统办公条件下,哪怕一些非常具体的事务,各校区、各学院也必须到校部办理,各学院感到费时费力、效率低且成本高。
二、人力资源信息化建设
在西部高校中,成都中医药大学在信息化管理上属于比较领先的,1996年就开始使用单机版的人力资源管理软件。虽然起步早,但在e-HR建设中还是遇到了一些认知上的障碍。2009年初次提出建设基于互联网技术的B/S架构的e-HR系统时,有些领导觉得必要性不足,从教职工到中层干部也对人力资源信息化价值缺乏足够了解。
而近年来,事业单位人事制度改革逐步推进,高校人力资源管理模式也在不断发生变化,再加上成都中医药大学的快速发展,对人力资源管理水平提升也提出了越来越迫切的需求。特别是上文中提到的那些典型问题,再一次将e-HR系统建设提上了议事日程。
在这样的背景下,我们选择合作方时非常的慎重。我们认为,由于国家事业单位人事制度改革不断深入,大学自身也在快速发展,人力资源管理模式也必然处于经常性的持续调整中,因此在满足功能需求的基础上,特别强调e-HR系统的灵活性。如果灵活性不足,那么当人力资源管理模式发生改变,e-HR系统就会滞后、脱节。
我们在考察对比了多家厂商,并就实际业务进行了测试,最终选择了宏景e-HR系统。经过双方的共同努力,成都中医药大学e-HR系统于2010年7月正式上线运行。
三、人力资源信息化应用成效
通过几年的应用,目前已经取得了初步成效,主要有以下几方面:
(一)使用自助平台,改善人力资源服务
首先,e-HR系统中涵盖了大学所有员工基础资料信息,且教职工可基于自助平台进行个性信息维护,经审核后立即更新,而各部门可根据权限查询、浏览,实现了人员信息的实时、准确。
其次,教职工登录e-HR系统自助平台,可根据权限快捷地查询各类信息,既包括大学各类人力资源管理制度、办事流程,也包括如工资发放、个人所得税等各类个人信息,而且e-HR系统提供7×24小时的不间断服务。这种方式不仅提高了人力资源管理的服务水平,同时也较为适合大学教职工这类知识工作者的行为习惯。
(二)以B/S架构突破空间限制,提高办事效率
多校区分散情况下,各学院和教职工办理人力资源事务都需到校本部人事部。而基于B/S架构的e-HR系统,各学院人事部门和教职工只需通过在线自助平台提交资料和申请,校本部人事部即可完成在线审批。比如,教职工的招录、调动等基础人事业务流程都可通过上述在线方式完成。
这种方式以信息技术突破了空间界限,大大提高各项人力资源事务工作的办事效率,节约了各学院和教职工的时间和成本。
(三)e化公开招聘,规范公正、效率提升
随着大学规模的扩大,教职员工招聘量也在不断增加;而由于高校作为事业单位,国家对公开招聘规范透明的要求也越来越高。宏景e-HR系统非常好地解决了公开招聘的难题:
一方面,整个公开招聘的流程都在系统内完成,所有数据都自动保存或录入到系统中,这样就保证了公开招聘过程的公开性和规范性。
另一方面,大量的事务性工作交给系统自动完成,如应聘人员可在线提交资料,避免了纸质或电子邮件方式的繁冗;笔试、面试等甄选过程中的总分计算由系统自动完成;系统还能自动生成人事厅上报表格;最后招聘系统和人事异动中的入职对接,办理报到手续。
(四)贯通信息沟通,加强人力资源管控
成都中医药大学对二级学院相对分权的管理方式,非常接近集团公司对子公司的人力资源管控。通过e-HR系统的使用,校本部可以实时掌握各学院人事信息,并通过信息化流程确保各项基础人事业务流程的规范落地,且可通过系统实时监控业务进展状况。这样,分权而不分散,避免了一放就乱的通病,e-HR系统也是成都中医药大学实行有效分权的重要条件。
(五)改变工作方式,革新管理理念
随着e-HR系统的应用的深入,也逐渐影响到了大家的管理理念和工作习惯。职称评审工作的变化很好地体现了这一点。
以往教师职称申报,需要提交的纸质资料数量很大,一套资料要复印多套,供评审专家审阅。现在通过e-HR系统,大幅减少了纸质资料的报送,在线填写申请表格也更加简单方便,凡是e-HR系统中的已有信息不必重复提交和填写。
同时,评审专家使用e-HR系统即可提前了解申报人资料,这样就缩短了评审会议时间,直接讨论投票,最后系统自动统计出结果。相对于以往现场阅读评审资料耗时较长、投票统计计算缓慢的情况,e-HR系统投票完成的同时同步完成结果自动统计,大大提高了工作效率。
 
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图:成都中医药大学e-HR系统截图
(六)多样化的数据分析支持决策
e-HR应用不仅可以优化人力资源工作方式,提升管理效率和规范水平,还可以通过数据积累和分析支持决策。
比如,下属某学院申请新设某专业,申报时较为盲目,似乎条件都已具备;而一旦这个专业招生以后,特别是逐年扩招,才发现教学人员存在缺口。这时就会向人事部门提出人员需求,人事部门就非常被动。而利用e-HR系统,在申报时就可以通过对该相关教学人员多维度的分析明确显示人才结构,再预测未来办学对人才的需求,从而预先明确人才缺口,提前预知并做好准备,做到未雨绸缪。
今后我们将继续推进人力资源信息化深入应用,尤其是探索如何更好地运用人力资源软件,进一步在科学决策上发挥作用,沿着高校人力资源管理的精细化、科学化之路不断推进。

 

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  :2012-10-15  【】  【