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中船澄西人力资源管理信息化 上下求索之路

刊登于2009年【机械工业信息与网络杂志】

从南京沿长江而下,过了扬州临近江阴,有一片很大的修造船区,该区域沿江岸线长近2000多米,其中岸壁式舾装码头长1180米,共有6个万吨级深水泊位,以及近10000平方米码头平台——这就是中国最大的修造船企业之一澄西船厂的生产基地。

中船澄西船舶修造有限公司(简称:中船澄西船厂)是中国船舶工业股份有限公司的全资子公司,地处苏锡常“金三角”的几何中心,独特的地理位置为澄西船厂的修造船业务奠定了良好的基础,同时也使澄西船厂更先于接触先进的、现代的管理理论和管理思想。

随着船舶工业发展迅速,中国已经成为全球重要的造船中心之一,国际产业转移的趋势把造船业的巨大机遇展现在中国企业的面前。与此同时,船舶行业的人力资源管理工作也面临诸多的新情况、新问题,为了适应与世界同步的人才机制竞争,中船澄西船舶修造有限公司率先开始了人力资源管理信息化应用,踏上了上下求索之路。

  

前车之鉴,谨慎选择

中船澄西船厂对信息化管理需求很强烈,对人力资源管理的期望值也很高,初期的想法就是上一套大而全的软件,以期解决企业所面临全部管理问题。1999年购买了世界知名公司ERP系统,2000年实施,在2001年正式上线,其中包含了人力资源管理模块应用。虽然系统中融合了人力资源管理的世界先进理念,但在企业实际人力资源管理过程中,这种匹配很难达到理想状态。并且,根据中船澄西的国企管理体制,和历史形成的人力资源复杂业务相比,软件的功能难以适应,随着管理的不断深入,原有系统对于很多工作都不能完成,无法达到深入管理的目的。

中船澄西逐渐认识到,企业自身的需求是管理信息化的基础。而且由于公司人员结构、薪资类别比较复杂,故对软件的功能要求也比较高,加之之前选择系统不是很成功,在选择新的人力资源管理信息化合作伙伴时,也更加谨慎。2003年年底,公司成立专门小组对国内外多家人力资源管理软件公司再次进行考察,最终选择了北京宏景世纪公司作为人力资源管理信息化的长期合作伙伴。

几年来,通过对人力资源管理信息系统的逐步应用,中船澄西已经建立了一套“高效、灵活、实用”的人力资源信息管理平台,极大地提高了人力资源部门的工作效率,提升了企业人力资源管理机制和人才的竞争力。

 

划动人力资源管理信息化之桨

经过几年的磨合和应用,宏景人力资源管理系统开放的平台,简单灵活的操作,给人力资源管理业务提供了切实的支持,人力资源管理信息系统应用的价值也得到了充分的发挥。

1.建立全员数据库,为决策提供精确数据支持

结合劳动人事处各部门具体的业务需求,对基础数据库的子集划分和指标项目进行了设计;根据国家标准,结合单位组织机构情况设计并建立了单位的指标代码体系,统一了公司数据结构。之后,原有数据库中的人员信息全部导入宏景人力资源软件数据库中,充分利用了原有的信息资源,这样公司很快就建立了全部人员的数据库,为人力资源管理业务处理和决策支持奠定了基础。

人力资源管理信息系统提供的准确数据,使人力资源管理者决策时不再只是单凭经验和感觉,而是有据可依;系统还可将员工登记表、台账花名册、工资台账等资料输出生成WordExcel等格式的文件,生成的直观的统计分析图表还可以复制粘贴到各类文档中,在编写工作总结、分析报告等文件时可以直接使用,让文件更生动,保障了决策科学趋于定量化、精确化。

2.轻松完成各类复杂的统计报表

以往,公司每年向集团单位填报数据都是一件时间紧,任务繁重的事情。通过应用宏景HRP软件,加上平时数据维护比较及时,年报上报工作变得轻松、顺利。过去年报工作中要花很多时间才能做出一张统计表,现在利用软件系统提供的制表功能创建和修改统计报表可以在几分钟内快速完成,并且能方便地实现自动取数、统计、校验;同时还能实现对月、季、半年、年或不定期报表的归档功能,并进行报表历史数据的分析比较。与以往相比,极大地减少了工作量,提高了工作效率。

3.规范人力资源业务流程,提高工作效率

过去,在录用员工、人员变动、出国、出境等日常工作中,都是手工填表,然后经过跑几个领导审批后再录入到数据库中,工作重复繁琐,也耗费了比较多的时间。利用人力资源管理系统,可以灵活定义各种审批表,在日常业务中只需调用相应的模板,提交相应业务流程申请,系统里就能自动按流程进行多布的审批,避免了流程的随意性,也节省了流程处理的很多时间。在业务流程结束后,系统形成一条条记录,可以通过日常管理的查询浏览,实时了解任何一个时间、区间内业务流程处理情况。业务流程模板的制作也非常简单快捷,遇到一些审批表有变动,人力资源部门工作人员也能够自己方便地制作修改。

4.告别手工作业,提升薪资业务的处理效率

传统模式的薪资变动、审批、计算是一件很繁琐的事情。利用系统,对于新录用员工、员工转正等日常工作,在经过审批之后,人力资源管理信息系统会自动提示工资管理人员进行工资变动,避免了因工作繁忙而造成的疏漏。按照公司相关工资标准,在宏景HRP软件中定义了各种调资审批表,只需调用审批表就能自动计算出变动工资,并打印存档,极大的简化了工资变动工作。根据中船的管理办法,系统定义了相关工资计算公式,自动计算工资项目,进行每月工资发放,并利用工资分析功能进行工资分析,为薪酬体系改革调整决策提供了依据。

5.全员参与,推进全面人力资源管理

根据澄西船厂的职位体系,人力资源管理信息系统可以设置高层领导、部门经理、普通员工等多种角色,每个人员拥有个人的e-HR自助帐号。普通员工通过个人帐号实现员工自助,通过权限控制,有些信息如考核情况不能让个人查看,而有些信息如学历、学位情况等,则可以允许本人查看是否正确,并且通过授权允许员工修改部分信息,如家庭人员情况、通讯方式等,而无须让员工填表再重新录入;另外还可以通过e-HR自助查看本人每月工资发放情况,无须打印工资条。部门经理则可以随时查阅所在部门所有人员的各种信息,真正参与到人力资源管理工作中来。高层管理人员可以在任何一个地方通过互联网进入系统,随时查阅与公司人力资源相关的各项信息,准确定位下属人员的工作绩效和在公司中的职位变动信息,掌握公司人员和岗位信息、薪酬现状,并可以方便地运用各种数据报表或图表,对人力资源信息进行深入分析,为高层管理人员的人力资源相关决策提供更多支持。

  

体会与展望

人力资源管理系统的深入应用,从多方面改善了澄西船厂人力资源管理工作的效率和水平,促进了人事管理基础工作的建设。

1.充分发挥网络优势,方便了数据维护

系统建立后,充分发挥了网络技术的优势,各类数据信息全部进入公司服务器,各授权用户均可进行访问,并根据相应的授权范围,进行数据维护。

2.实现了办公业务的自动化,提高了办公效率与质量

在使用中,实现了数据的按权限多点录入、分级共享、一方录入、多方使用,充分实现了数据使用的高效和共享。同时软件在设计上追求实用,满足急需,很多功能都很好地解决了人力资源工作者普遍困惑的效率低下问题。例如制作统计报表、对人员库的检索、查询,灵活制作各种名册和报表、对整个集团人力资源状况的统计和分析等。

3.规范了人事业务管理模式

规范了公司人力资源业务管理模式,人力资源管理的日常业务如干部任免、工资管理、职工进出等,都可以按照规范的工作流程设计相应的模板来完成。查询、统计、制作花名册、统计报表、领导审批等过程也可以在网络上实现。提高了整个管理系统和软件应用系统的集成度,彻底解决了“信息孤岛”,使企业内外信息资源得到充分共享。

4.提高了人事工作人员的基本素质与业务水平

系统业务流程的规范,对每个人力资源专业管理者提出了更高的要求,通过软件的使用,不断提高人事工作人员的基本素质与业务水平,实现了决策科学化,决策靠数据,调研论证有依据,减少了决策的简单化、盲目化和失误。

 

几年来,中船澄西对人力资源管理信息系统的应用越来越深入,彻底改变了以往传统的人力资源管理工作模式,将HR从繁杂低效的重复劳动中解放出来,有更多的时间去做好人力资源规划和员工职业生涯规划等更深层次的工作,提高了中船澄西员工的满意度,公司人力资源管理工作的效率与水平得以切实的提升,人力资源管理工作上了一个新台阶。

 

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  :2013-11-15  【】  【