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人力资源信息化

移动app考勤应用案例分析

一.背景

J公司是一家专注于为金融企业提供各类外包服务的企业,是某知名股份制银行广州分行指定战略合作伙伴,外勤员工超过2000人,分布在广东省内各个支行、小区店、以及周边商圈。

为了更好的向客户提供服务,J公司员工工作地点不固定,而且J公司的人员变动很大,一般每月向外部流动达到10%,内部调整达到5%

二.J公司的困扰

考勤地点多而且月均高达15%的人员变动使考勤管理成为HR的沉重负担,而且由于缺乏有效的控制和监控手段,HR无法掌握员工真正的考勤情况,只能由员工报送、直接主管审核。即使出台了各种管理制度但在缺乏监督执行的情况下,随意上报、代签等情况层出不穷。

J公司管理层还有更深层次的忧虑:企业和员工的信任感日渐淡薄,尽管形成了各种沟通关怀的政策,但缺乏直接的沟通手段员工的积极性始终不高。

考虑到基于计算机网络的信息化系统已法有效解决上述问题,因此J公司决定采用宏景e-HR系统,近期目标采用移动app应用解决外勤人员考勤问题,中长期目标强化人力资源管理能力、提升员工满意度。

三.解决方案

要打破外勤人员考勤管理困局,必须解决以下三个问题:员工办公地点不固定,怎样考勤?考勤时如何避免冒名代签?每月人员流动规模较大,如何降低HR的工作负荷?

围绕上述三个问题宏景实施人员制订了以下解决方案,解决了J公司的考勤难题。

  1. 对于流动办公的外勤人员,由于采用了移动app应用,可以使用手机进行实施签到,根据签到地点分三种情况处理。首先,如果是签到点已经在考勤地址中登记(不要求精确匹配,半径500米以内即可),系统记录考勤地址、时间;第二,如果签到点同时在多个考勤地址半径内,那么员工选择其中一个地址进行签到,系统记录考勤地址、时间;第三,如果签到点在系统中还没有登记,比如拜访新客户,则作为非正常考勤登记,需直接领导审批才可作为有效考勤记录。
  2. 为了避免冒名代签,在员工第一次签到时将手机客户端账号与手机绑定。在e-HR系统中,可以在手机上记录用户的唯一标示(如员工编号),员工签到时系统判断手机上的用户唯一标示与请求签到的用户唯一标示是否完全匹配,如果匹配不上则表示此手机非本人使用,不允许签到。
  3. 外勤人员一般有四、五个考勤地址,且增员和员工转岗比较频繁(超过300人次),HR每月实时维护考勤地址超过1200个。分析实际业务:同部门员工、同岗位员工签到地址基本相同,只有个别员工需要专设考勤地址。因此HR在配置考勤地址时,主要为部门和岗位配置考勤地址,如果还无法满足再配置员工考勤地址。而在签到时依照人员、岗位、部门的顺序依次判断签到考勤地址。使用这种方式很显著的减轻了HR的负担,目前配置考勤地址的工作量基本为0。

四.应用价值

通过上述方案移动app突破了传统考勤系统的瓶颈,解决了J公司对实时性管理的需求:准确客观地掌握了员工的考勤情况,规范外勤员工的考勤管理;对比传统考勤系统具有实施简单、成本低、功能强大等优势,帮助人力资源管理部节省了大量的人力统计汇算报表时间、提高管理效率;移动考勤也降低了工资发放偏差,帮助人事部门准确地记录每个员工出勤情况。

移动app不仅实现了移动考勤管理,还可以带来更多价值:对于普通员工而言突破了计算机网络终端的限制,可以更快捷的获取信息,员工也更有动力和意愿使用app形式的自助服务,从而使全员应用成为可能;对于管理层来说,app成为拉近普通员工距离的利器,为沟通关怀提供了很好的渠道。

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  :2015-01-16  【】  【