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人力资源信息化

从人事管理到人才管理

——公安部第三研究所人力资源管理系统应用经验

公安部第三研究所(以下简称三所)创建于1978年,是公安部直属科研单位。现有干部职工近1700人,其中科研人员1300余人,博士、硕士以上学历人员520余人。
三所主要研究领域包括信息网络安全、物联网、特种通讯、禁毒、反恐防爆、图像处理和传输以及社会公共安全防范技术等。拥有博士后科研工作站、国家反计算机入侵和防病毒研究中心、信息网络安全公安部重点实验室、电子数据司法鉴定实验室等一批国家级、部级专业技术实验室。先后承担了国家科技支撑计划、“863”、高新技术产业化项目和发改委、科技部、公安部、上海市等国家级、省部级重要课题的研究任务,在eID(网络身份认证)、RFID(射频识别)、VSD(视频结构化描述)、 PDD(警用数字化单兵)等领域取得显著成绩,多次获得国家级、省部级科学技术奖励。自1995年至今,连续被上海市科委认定为高新技术单位。2005年通过了ISO9001质量管理体系认证。
 
 
e-HR建设的背景与需求
 
早在几年前,公安三所就应用了人事管理系统,对人员基本信息进行了管理,从一定程度上满足了人员信息浏览查询和简单的统计分析工作。
但随着三所近几年的高速发展,对人事管理工作提出了更高要求,这就需要配套的e-HR软件跟得上管理的变化,而目前使用的系统由于种种原因,已无法满足现阶段的要求,具体表现为:
1、系统灵活度与易用性较差,导致数据维护不及时、不准确。
2、统计报表上报困难,难以统计。原系统无法进行报表布置与上报工作,更无法自动生成报表。导致传输困难,统计不及时,统计出错的现象时有发生。
3、培训情况无法及时掌控,对于培训情况缺乏有效的记录工具。
4、没有有效的系统辅助招聘工作,未建成统一的招聘人才库,大量的简历信息筛选工作量巨大。
5、动态管理和信息交流较弱,薪资、绩效考核等核心业务难以实现动态控制,信息难以累积,对于形成精准有效的人力资源战略规划有一定难度。
因此统一规划人事管理信息系统,借助信息化手段实现人事信息、统计报表、工资管理、公布任免等业务的一体化、高效化、信息化管理工作已迫在眉睫。
正是因为前期人力资源信息化实践中积累的经验和教训,公安部第三研究所在新的e-HR系统选型前仔细分析了自身关键需求:
 
 
1、充分继承前期的人力资源信息化成果
由于早几年的信息系统的建设,积累了一定的信息化建设的数据基础,新的系统必须能够把旧数据迁移过来,最大程度地继承历年积累的信息化成果。
 
2、建立统一的人力资源管理平台
公安三所下设多家二级单位,人员数量结构层次以及员工类别复杂,且下属各单位人力资源管理水平参差不齐,管理手段还不完备,管理体系尚待统一,总部人力资源无法做到及时、全面掌握整体人力资源管理相关信息。
 
3、提高工作效率
工资发放、保险核算、统计报表报送、档案管理以及绩效考核管理等人力资源日常业务工作繁重,这些事务性工作耗费了人力资源管理者大量时间和精力。例如,不同类别员工工资结构、计算方式都存在差异,手工计算几乎难以胜任。这就要求软件能够灵活配置,解决计算量大、容易出错的难题。
 
4、加强不同层次人力资源部门的分工协作
由于人员众多,员工信息变动频繁,总部人力资源部所掌握的信息往往滞后且不准确。这就需要各层级在人力资源部授权下分别进行信息维护,最后汇总到统一的信息平台上,保证人力资源信息的完整、准确。
 
5、加强直线经理参与,搭建直线经理与人力资源部的桥梁
传统的人力资源管理方式下,其他业务部门经理只能被动接受人力资源部的各类信息。新的e-HR系统要搭建起一个互动平台,提供经理自助功能。例如,便捷地修改个人信息、提出培训需求、查询薪酬和绩效结果以及浏览查看、统计本部门员工信息,给经理人提供了数据决策支持。
公安部第三研究所e-HR选型组基于上述需求,经过选型考察、系统展示及需求功能测试,最终选择了宏景e-HR产品。
 
 
e-HR系统建设内容以及建设规划
 
通过对公安部第三研究所人力资源管理现状的分析,我们给出的规划建议是整个信息化建设工作遵循“总体规划,分步实施”的原则。边建设、边应用、边见效。坚持以应用为导向,注重实效,在每个阶段都设定明确的实用性目标并加以实现,最终全面推进全所整体e-HR系统的实施和应用。
宏景软件选派具有丰富经验的人员与公安部第三研究所人力资源处组成联合项目组。本次信息化建设通过熟悉三所业务情况的人力资源处与具有e-HR系统丰富实施经验的宏景项目实施顾问强强联合,保证了e-HR项目的顺利实施。
 
人力资源业务人员参与系统实施是e-HR项目成功的关键因素。首先,业务人员参与系统实施方案制定和测试,能尽早发现问题,并提出新的需求;其次,业务人员能结合实际业务创造性地使用系统。随着对 e-HR系统的使用和熟悉,业务人员积累很多操作经验,促进对e-HR系统的深入应用;再次,业务人员参与系统实施,发挥他们的积极性,能够降低项目实施的难度;最后,能够锻炼一支人力资源管理信息化队伍,为今后e-HR系统的持续改进提供保障。双方的密切合作能够最终保障e-HR系统的顺利上线应用。
本次e-HR系统建设内容具体分为两个阶段来进行:
 
 
第一阶段:
完成公安三所人员数据库的建设,实现人事信息、合同、报表、薪酬福利等的规范化管理,并开通了经理自助服务。具体目标如下:
 
 
1、建立人员基本信息库,完成各类统计报表的自动生成
通过系统的建设,制定三所的人力资源信息标准,规划、采集(生成)、整理人力资源数据,为日后建设规范统一的人力资源数据库打好基础。充分利用各种统计、查询方法和工具全方位、多层次地掌握人力资源信息。通过分级的维护,达到信息及时更新的目标,同时,利用系统完成各类人力资源报表的自动生成、汇总及分析工作。
 
2、在全所范围内完成合同、档案、薪酬福利的规范化管理
人事部门通过系统可快速处理劳动合同、岗位合同的审批、预警工作。实现薪资变动、发放、保险福利等业务的在线处理,规范了薪酬福利的结构、标准与审批流程。
 
3、开通自助平台
三所领导能够便捷、及时地了解人员整体情况,及时获得准确的分析数据;各处室领导通过系统可实时查询员工的履历、薪酬等方面的信息。
 
 
第二阶段:
在第一阶段建设的基础上,实现绩效、招聘、培训等业务。
 
1、实现公安三所人事业务的流程化管理
完成HR管理信息化平台的建设,按管理权限实现人员的集中管理,将三所本部与成员单位之间的人力资源管理业务流程通过信息化平台管理起来,结合协同办公工作流系统,实现内部调动等业务的流程化管理。
 
2、完成公安三所绩效、招聘、培训的线上管理
在完成人力资源核心业务的基础上,继续扩大在线业务的应用范围,通过绩效、招聘、培训业务的上线,有效地整合了三所的人力资源管理,对人才的选、育、用、留等环节形成高度协同的闭环管理,真正建立了符合三所特色的人才管理,为达成战略目标提供了坚实有力的人才供应基础。
 
 
e-HR系统的应用价值
 
通过在全所范围内推进统一的e-HR系统应用,利用信息化手段改变了传统的人力资源管理方式,扩展服务范围,提高服务水平,规范业务流程,信息得以共享,日常管理工作效率能够得到质的飞跃,为公安部第三研究所人力资源决策提供充分的数据支持。
 
 
1、全面规范和整合人力资源数据
规范、准确的基础数据是e-HR系统实施应用的基本要求,是科学决策的保障。项目组对原系统中历年积累的数据和统计报表进行梳理后,全部导入到新系统中,最大限度地承续以前信息化的成果。
另外,原有人力资源信息系统中大部分信息可以直接修改,难以保证系统中人事信息的安全性和权威性。新的e-HR系统具备强大的授权功能,可分别对人员、子集、管理范围直至每一个指标进行严格的分角色授权,从而保障了数据的安全性与权威性。
 
2、利用核心业务功能,逐步加强管控能力
通过e-HR系统全面规范了薪酬福利、劳动合同、员工调配等基础业务流程管理。以薪酬福利管理为例,人力资源部实现对全院各单位薪酬水平、薪酬总额以及人力成本的有效控制。全院员工工资、福利及社保均通过e-HR系统发放和缴纳,方便统计和分析。人力资源处薪酬主管可实现对下属各单位工资项目的新增和修改的控制,统一三所工资结构管理,方便工资总额统计和报表生成,掌握各单位每一个员工的工资发放情况。
 
3、完备的人力资源信息为人才规划与配置提供有力的信息支持
e-HR系统中包含了全部人员数据库,人力资源部可以从各个维度全面掌握全所人力资源状况,对核心人才及业务骨干还可做到随时关注,提高工作的针对性和员工的满意度。同时,劳动合同签订情况通过系统实时反馈,促进了劳动合同规范化管理,避免了人才尤其是核心人才的流失。
 
4、数据分析和统计报表功能为领导决策提供依据
利用e-HR系统丰富的数据分析功能和统计报表功能,可以非常方便地生成诸如员工履历表、干部任免审批表、工资报表、福利报表、员工花名册、工资总额统计、人员各种属性统计、学历和专业分布情况等各种统计报表,为领导决策提供可靠的数据保障。
 
5、通过经理自助平台,架起直线经理与人力资源部的沟通桥梁
由于采用了B/S系统架构,全体员工通过浏览器就可以参与到人力资源管理,完成权限内的业务操作。例如,可以方便地查询各月薪酬,修改个人基本信息,完成绩效考核中的计划制定、自评等;各处室领导则可通过自助平台查询本部门员工的各种信息,进行所属员工的考核等。
自助平台加强了人力资源信息的透明度,架起了各处室领导与人力资源处沟通的桥梁。自助服务平台的全面应用,开启了员工、领导与人力资源部门关联的新模式,有利促进了人力资源管理的精细化、科学化和规范化。
 
6、腾出精力从事高端工作,提升人力资源管理层次
使用宏景e-HR系统能够大大提高人力资源管理效率、节省时间、减少差错,使人力资源管理人员从繁琐的日常事务性工作中解脱出来,腾出更多的时间和精力去实践更高端的人力资源工作。如人力资源规划、业务战略规划实施、各类制度设计等,能够有利促进三所人力资源管理层次的提升。
随着绩效考核、培训、招聘等e-HR系统模块应用的不断深入,人力资源管理业务流程能够得以持续优化,公安三所正在沿着人力资源管理信息化方向不断迈进。
借助e-HR系统的建设,公安部第三研究所的人力资源管理水平能够得到不断的提升,极大地降低全所的经营成本,创造效率和价值,进一步提升全所的管控能力。

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  :2015-01-15  【】  【