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劳动合同管理

劳动合同管理中要注意哪些重要事项?

哪些文档应当是用人单位应该着重保存的呢?

简要列举如下:


1 《入职登记表》及原单位开具的《离职证明》;

2、劳动者身份与资历证明、体检报告等;

3、《劳动合同书》及附件;

4、劳动者签字确认的规章制度、考勤登记表、工资条、社保声明、请假条、绩效考核结果等;

5、劳动者申请病假提交的诊断书、医嘱等;

7、《保密协议》;

8、《竞业禁止协议》;

9劳动合同补充协议;

10劳动合同变更协议;

11、其他用人单位在人力资源管理中使用的文件。


原件的归档保存


用人单位为什么要将劳动合同相关的文件原件进行归档保存?一方面,这是用人单位治理公司的必须;另一方面,也是劳动合同法等相关法律法规对用人单位的要求。


劳动合同法》第五十条规定:“用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明,并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本,至少保存二年备查。”

《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》第六条规定:“发生劳动争议,当事人对自己提出的主张,有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的,用人单位应当提供;用人单位不提供的,应当承担不利后果。”

《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》第三十九条规定:“当事人提供的证据经查证属实的,仲裁庭应当将其作为认定事实的根据。劳动者无法提供由用人单位掌握管理的与仲裁请求有关的证据,仲裁庭可以要求用人单位在指定期限内提供。用人单位在指定期限内不提供的,应当承担不利后果。”

《劳动人事争议仲裁办案规则》第十七条规定:“当事人对自己提出的主张有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的,用人单位应当提供;用人单位不提供的,应当承担不利后果。”

《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释(三)》第九条规定:“ 劳动者主张加班费的,应当就加班事实的存在承担举证责任。但劳动者有证据证明用人单位掌握加班事实存在的证据,用人单位不提供的,由用人单位承担不利后果。”


从以上法律法规、司法解释的规定可知,用人单位对劳动合同的文件的档案管理,不仅是管理企业之需,更是在处理与劳动者之间劳动争议时维护自身合法权益的必须工具。立法机关基于在劳动合同关系中用人单位处于较为优势的地位这一基本事实,将较多的举证责任转到到用人单位身上。


因此,即使用人单位在管理劳动者的过程中严格履行了劳动合同法等相关法律法规的规定,也难免遇到不诚信的劳动者恶意纠缠。因此,用人单位做好劳动合同相关文件原件的存档,是用人单位人力资源部门的首要任务。


典型案例


用人单位将劳动合同原件丢失,承担二倍工资

【案情简介】

甲于200541日至A公司工作,双方最后一份劳动合同期限至2009228日。200981A公司和B公司签订“委派书”,约定自200981日起A公司委派员工至B公司,所委派的员工原归属于A公司的劳动关系及工作年限将同时转至B公司,B公司将依法与该员工签订劳动合同,并及时办理用工手续及社会保险等相关事宜。甲在委派书上签名。


200981B公司、甲建立劳动关系,双方约定月工资5000元(税前),但未签订劳动合同。201042日甲向B公司提交辞职信并填写了离职申请表,称个人原因提出辞职。甲工作至2010531日。201089日甲向上海市黄浦区劳动人事争议仲裁委员会申请仲裁,要求A公司支付20093月至8月未签订劳动合同二倍工资96860元、支付解除劳动合同经济补偿金53270元,要求B支付20099月至20105月未签劳动合同二倍工资193720元。


【法庭答辩】


双方确认约定原告月工资为5000元(税前),扣除税费后原告实发被告每月3984.16元。甲表示除上述工资外,B公司每月另行发放被告每月奖金2500元,并打入另外的银行卡中。B公司表示否认每月发放被告2500元奖金。


B公司提供了黄浦区职业介绍所网上“招用人员信息”及黄浦区职业介绍中心“单位办理员工招工登记备案手续的办事程序”,招用人员信息中显示被告合同签订情况为“初签”,合同起始日期为“20090801”;办事程序显示单位办理员工招工登记备案手续需提交的资料有:单位与劳动者签订的劳动合同、录用人员的《劳动手册》……


B公司同时提供了有被告签名的劳动合同复印件。B公司表示和甲建立劳动关系时,双方签订了劳动合同,并持劳动合同为甲登记了招工登记备案手续,此后因B公司管理制度的缺失和不规范,导致劳动合同原件遗失。B公司将与甲的劳动合同遗失和不签订劳动合同有本质的区别,故B公司不应承担未签劳动合同的法律责任。甲不认可劳动合同复印件上的被告签名,并表示虽然B公司持劳动合同为其办理了招工登记备案手续,但办理招工登记手续的部门并不会审核劳动合同是否是劳动者本人签名,故原告提供的证据并不能说明B公司与甲签订了劳动合同。


【审判要旨】


1 B公司仅提供了劳动合同复印件,无法提供劳动合同原件,甲也不认可该复印件上的签名,故无法确认该劳动合同的真实性。B公司提供的招用人员信息和办事程序,虽然显示双方劳动合同签订情况为“初签”,但因招工登记部门并不负有对用人单位提供的劳动合同进行审核的职责,也无法就此推论双方曾签订过劳动合同。故B公司称与甲签订劳动合同,但劳动合同原件已遗失,本院不予采信。


2、用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的,应当向劳动者每月支付二倍的工资。B公司未及时与甲签订劳动合同,应当支付未签劳动合同二倍工资差额。双倍工资的计算基数应按照双方约定的正常工作时间月工资来确定。现双方均认可被告每月工资为5000元,故B公司应按每月5000元支付甲未签劳动合同的二倍工资差额。


法院最终判令B公司于判决生效之日起十日内支付甲200991日至2010531日未签劳动合同二倍工资差额人民币45000元。


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  :2016-07-06  【】  【