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HR系统方案选型步骤

人力资源管理理论越来越成熟,结合了IT技术的人力资源管理系统也逐渐在企业间流行。企业用户在众多的软件供应商中选择出合适的HR系统方案,需要用户制定正确的选型策略,遵循规范的选型流程以及设计完善的供应商评价体系。这不仅能够帮助用户避免选型陷阱,有效规避投资风险,还能大大缩短用户的选型周期,降低选型成本。为此,总结了一些HR系统选型步骤,供用户选型时参考。

工具/原料

  • 企业用户

  • 项目组

  • HR系统

  • HR系统供应商

步骤/方法

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    确立HR系统选型项目组与选型目标

    HR系统是人力资源管理业务与IT技术的融合,在选型时需要考虑的因素很多。一般来说,企业可以成立一个3-5人组成的选型项目组。成员除了HR部门的关键业务人员和有经验的IT管理人员外,还应该有企业的管理者代表参与,以加强与企业管理层的沟通,这对获得企业决策层自始至终的支持非常有益。

    选型项目组成立后的首要任务,是要立足企业实际,设定HR系统项目的建设目标。确定项目目标,需要项目组与企业高层管理者、HR管理人员、部门经理、普通员工甚至外部用户等企业内外部与业务相关的不同角色进行充分沟通来完成。只有这样,才能确定出满足自身需要的合理目标。

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    确定预算

    要准确估算出整个HR系统的预算是比较困难的,特别是对于没有选型经验的用户来说。一般来说,企业在拟定项目预算的时候可以参考HR系统供应商的一般报价和已经实施过HR系统的同行企业进行预估。另一方面,项目组在拟定预算的时候,除了购买系统的费用外,还要把实施费用以及相应的运行环境建设费用、软件后期维护费用等费用计入预算去。

  3. 3

    选择供应商与编写RFP

    企业在供应商初选阶段可以通过网络搜索、请其他已实施HR系统的同行推荐等途径来初步收集供应商信息。面对众多候选供应商,用户需要将候选供应商的数量缩小到精力所及的范围之内,明确列出一系列供应商必须满足的要求,再与符合要求的供应商进行沟通。

    在对供应商进行初选时,选型项目组应该着手准备RFP。RFP虽然不能确保用户就能获得理想的HR系统解决方案,但却可以帮助用户发现那些尽可能接近自身需求的系统。所以编写RFP是十分必要的。

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    评估方案建议书

    评估方案建议书是企业对所收集回来的符合要求的软件供应商进一步的评估。这一阶段,企业可以让软件供应商给出更为详细的系统资料,并根据RFP中的关键项目进行评分。分数达到要求的可以进入系统演示阶段。

    在这个阶段,用户应该掌握系统演示的主动权,准备好在适当的时候就一些关键问题进行提问,但不要过分关注每一个细节。对供应商系统演示效果的评估主要基于两个标准,即RFP阶段的评估标准以及供应商对用户预先提供的演示用例的满足程度。全部系统演示过程结束后,用户对每一家供应商及其提供的HR系统解决方案就有了直观认识。项目组所有成员都应该参与系统演示过程,尤其是高层管理者代表,他们深入参与非常必要,因为他们往往对最终决策起着关键作用。系统演示全部结束后,一般可保留3~4家供应商进入下一轮评估。

  5. 5

    调整方案,最后决策

    通过与供应商及其用户的现场沟通,企业可以对意向比较深的供应商进一步做典型用户的评估。与HR系统供应商典型用户沟通完之后,项目组需要对RFP再次进行补充与调整,确保在前面各个环节产生的关于技术环境、系统功能、报表、系统性能、实施计划、报价以及售后服务等方面的各项议题得到充分考虑,并要求供应商在方案调整中进行答复或确认。方案调整完毕后,相信企业用户可以做最后的决策了。


    END

注意事项

  • 选型一定要根据企业实际情况进行

  • 在未完成合同前,不要过早对其他的供应商都否定掉


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  :2016-07-05  【】  【